Hallo,
auch ich gebe mal meinen Senf hier dazu - das ist vor allem Mischung aus eigener Erfahrung und Routine, gepaart mit ein Bisschen Wissen.
Bei Locations gilt grundsätzlich, sobald du auf "privatem" Boden bist (deine Beispiele wären Unimensa - da müsste man mit der Hochschulleitung sprechen, Bücherei - vermutlich die Stadt), musst du mit den Eigentümern einen Motivvertrag / Drehgenehmigung aushandeln. Dabei ist dann so einiges zu bedenken, was über die reine Genehmigung hinaus geht - Stichworte sind da Strom, Toiletten, Lager- / Aufenthaltsraum, Parkplätze.
Bei Locations die kein "privater", sondern öffentlicher Raum sind (Straßen / Plätze / Fußgängerzone) gilt, sobald ein Stativ den Boden berührt, muss eine Drehgenehmigung der Stadt vorliegen, dh. der Dreh muss angemeldet werden. Fakt ist hier aber, dass es da einfach auf dem Umfang des Drehs ankommt. Wenn du als Tourist durchgehst, dann wird da keiner nach einer Genehmigung fragen, aber wenn es technisch aufwendiger wird und es nicht mal schnell möglich ist den Kram zur Seite zu bringen, dann sollte man da eine Genehmigung haben.
Schwierig ist die Situation vor dem Laden, in dem Falle würde ich mich sowohl bei den Ladenbesitzern als auch bei der Stadt vorstellen. Sicher ist es da so, dass das Ordnungsamt die Genehmigung für die Straße / den Bürgersteig ausstellt und der Besitzer gern informiert ist, was da vor seinem Laden passiert.
Ergänzend zu meinem Vorredner:
Verträge / schriftliche Vereinbarungen mit Darstellern / Komparsen sind ein Muss. Das gilt für alle Personen, die auf Anweisung handeln (ist im Team zB. beim Kameramann ect. auch sinnvoll, aber das ist ein anderes Thema).
Für alle weiteren Personen, die im Bild sind, ist das Ganze Gefühlssache. Ich würde nicht durch die Ganze Mensa rennen und von jedem der evtl. mal irgendwo im Bild war eine Genehmigung holen, außer es sind Leute, die bildentscheidend sind und bei denen man deutlich das Gesicht sieht. Man kann auch immer davon ausgehen - das ist eine inoffizielle Regelung - dass Leute, die eine Kamera sehen und dieser nicht bewusst aus dem Weg gehen, eine stillschweigende Bereitschaft erklären, abgelichtet zu werden. Dh. wer nicht sagt, dass er das nicht möchte, der erklärt sich einverstanden gedreht zu werden.
Was Logos / Marken angeht... Hier gilt es diese einfach zu vermeiden. Wenn das nicht geht, dann überlegt man sich, wie man das kaschiert bzw. wie man es eben so ins Bild versteckt, dass man das nicht sieht. Es gibt Situationen, wo man das nicht kann und wo es auch einfach nicht möglich ist, die Rechteinhaber um Genehmigungen zu bitten - Beispiel Dreh im Supermarkt... Da ist es so, dass man einfach mit dem Risiko leben muss. Weiterhin gilt da auch die Präsenz im Bild (gilt übrigens auch bei Kunstwerken). Ist die Marke / das Kunstwerk bildentscheidend, dann muss eine Genehmigung her, wenn nicht, dann ist es zu vernachlässigen. Diese Entscheidung setzt sich sowohl aus dem prozentualen Anteil am Bild, als auch inhaltlich zusammen.
Letztlich kann man sagen, dass vieles einfach eine Entscheidung zwischen Aufwand und Risiko ist - wo kein Kläger, da kein Richter... Vieles hängt vom Aufwand und der Größe des Bestecks / des Drehs ab.